ANNONCE

Klokken er syv om morgenen, og en servicetekniker er på vej til dagens første opgave. Arbejdsbeskrivelsen ligger digitalt, reservedele skal registreres, og en kollega på kontoret venter på en tilbagemelding fra gårsdagens arbejde.

Alt fungerer fint, indtil teknikeren ikke længere kan åbne sine dokumenter.

Det er en situation, som mange virksomheder med udekørende medarbejdere kan genkende. Når arbejdet foregår på forskellige adresser, bliver adgangen til digitale systemer lige så vigtig som det værktøj, der ligger i servicebilen.

I Esbjerg er den problemstilling særlig relevant. Byens erhvervsliv har stærke forbindelser til energi, offshore, transport, industri og en lang række servicevirksomheder. Her er det ikke usædvanligt, at medarbejderne bevæger sig mellem kontorer, projektpladser og kunder.

Derfor kan et godt samarbejde med et IT firma handle om langt mere end hjælp til computere på et kontor. Det handler om at få teknologien til at fungere, uanset hvor arbejdsdagen begynder.

Når arbejdsstedet skifter, skal adgangen til information følge med

Forestil dig en mindre servicevirksomhed i Esbjerg, som har ti medarbejdere. Tre arbejder på kontoret, mens resten udfører opgaver hos kunder i Sydvestjylland.

Kontoret står for planlægning, tilbud og fakturering. Teknikerne skal kunne se opgavebeskrivelser, registrere materialeforbrug og sende dokumentation tilbage.

Hvis alle oplysninger ligger i et system, som kun kan tilgås fra kontoret, bliver arbejdet hurtigt besværligt.

Medarbejderne kan ende med at ringe efter oplysninger, sende dokumenter frem og tilbage eller gemme midlertidige kopier på deres egne enheder.

Det øger risikoen for misforståelser. En tekniker kan eksempelvis komme til at arbejde efter en forældet tegning, fordi den seneste version aldrig nåede frem.

Derfor er det relevant at undersøge, hvordan virksomheden organiserer sine digitale arbejdsopgaver.

Cloudbaserede løsninger kan gøre det lettere at dele dokumenter og tilgå oplysninger fra forskellige arbejdssteder. Det kræver dog, at brugerrettigheder, sikkerhed og adgangsforhold er gennemtænkt.

Hos Azend arbejder man blandt andet med digitale arbejdspladser, cloudløsninger og IT-support til virksomheder i Esbjerg og omegn.

Virksomheden har kontor i Esbjerg Business Park på John Tranums Vej 23. De lokale ydelser og kontaktmuligheder er beskrevet på https://azend.dk/it-firma/esbjerg/.

Azend tilbyder både løbende IT-drift og hjælp til virksomheder, der ønsker at samle større dele af deres IT hos en ekstern samarbejdspartner.

For virksomheder med udekørende medarbejdere er det især relevant at få afklaret, hvordan adgang til systemerne fungerer uden for kontoret.

Her bør løsningen tage udgangspunkt i de konkrete arbejdsopgaver.

En medarbejder, der skal registrere materialer og arbejdstid, har ikke nødvendigvis brug for adgang til de samme oplysninger som virksomhedens økonomiansvarlige.

Det kan derfor være en fordel at give forskellige medarbejdergrupper adgang til netop de systemer, de skal bruge.

IT-sikkerhed skal også fungere, når medarbejderne er på farten

Når medarbejdere bruger virksomhedens systemer på forskellige lokationer, opstår der nogle sikkerhedsmæssige spørgsmål, som kan være lette at overse.

En bærbar computer kan blive glemt i bilen. En telefon kan forsvinde på en byggeplads. Eller en medarbejder kan blive fristet til at bruge et åbent trådløst netværk for hurtigt at få sendt en vigtig fil.

Derfor bør virksomhedens sikkerhedsprocedurer også gælde, når arbejdet foregår uden for kontoret.

Sikkerdigital.dk anbefaler blandt andet, at medarbejdere undgår åbne, ubeskyttede trådløse netværk. Ved behov kan internetdeling fra telefonen være et alternativ, mens adgang til interne systemer kan kræve en godkendt VPN-løsning.

Det er dog ikke nok blot at fortælle medarbejderne, at de skal passe på.

Reglerne skal være praktiske og lette at følge i en travl arbejdsdag.

Hvis det eksempelvis er meget besværligt at logge sikkert ind, kan medarbejderne begynde at lede efter hurtigere løsninger, som ikke nødvendigvis er forsvarlige.

Derfor bør virksomheder med medarbejdere på farten især have styr på følgende:

• Multifaktorgodkendelse: Beskyt vigtige brugerkonti med mere end blot en adgangskode.
• Adgangsrettigheder: Giv medarbejderne adgang til de systemer og oplysninger, deres arbejde kræver.
• Godkendte enheder: Afklar, hvilke computere og telefoner der må bruges til virksomhedens data.
• Sikre forbindelser: Sørg for klare regler om internetadgang og brug af eventuel VPN.
• Mistet udstyr: Beskriv, hvem medarbejderen skal kontakte, hvis en telefon eller computer forsvinder.
• Opdateringer: Sørg for, at også udstyr uden for kontoret bliver vedligeholdt.

Det er desuden vigtigt at have en plan for medarbejdere, der skifter opgaver eller forlader virksomheden.

En projektmedarbejder kan have haft adgang til bestemte kundemapper under en opgave. Når projektet er afsluttet, bør virksomheden vurdere, om adgangen fortsat er nødvendig.

Det behøver ikke være en omfattende administrativ proces, men nogen skal have ansvaret.

Sikkerdigital.dk anbefaler, at virksomheder gennemgår medarbejdernes adgangsrettigheder regelmæssigt og lukker adgangen, når ansatte eller eksterne samarbejdspartnere stopper.

Gode rutiner skal kunne bruges i praksis

Den tekniske sikkerhed er kun en del af arbejdet. Medarbejderne skal også vide, hvordan de håndterer oplysninger i hverdagen.

Det kan eksempelvis være relevant at aftale, hvor billeder fra en opgave må gemmes, hvordan kundedokumenter deles, og hvilke beskedtjenester virksomheden bruger.

Hvis der er særlige krav til fortrolighed, skal de være forklaret på en måde, som medarbejderne forstår.

Det gælder også, når noget går galt.

En medarbejder, der opdager en mistænkelig e-mail eller mister sin arbejdstelefon, bør vide, hvem vedkommende skal kontakte med det samme.

Jo lettere det er at melde et problem, desto bedre mulighed har virksomheden for at reagere hurtigt.

Vælg IT-support efter virksomhedens vigtigste arbejdsopgaver

Når en virksomhed skal vælge IT-leverandør, er det naturligt at spørge til pris, supporttider og hvilke løsninger, leverandøren tilbyder.

Men for virksomheder med medarbejdere på forskellige arbejdssteder er der flere praktiske forhold, som fortjener opmærksomhed.

Hvad sker der eksempelvis, hvis en tekniker ikke kan logge ind på virksomhedens system klokken halv otte om morgenen?

Kan problemet løses via fjernsupport? Og hvordan håndteres situationen, hvis fejlen skyldes udstyr, som kræver fysisk hjælp?

Det kan være nyttigt at gennemgå nogle realistiske situationer med en potentiel IT-leverandør, inden aftalen bliver indgået.

For en virksomhed med servicebiler kan det eksempelvis være vigtigere at have stabil adgang til arbejdsordrer end at få installeret et avanceret mødelokalesystem.

En anden virksomhed har måske behov for sikker dokumentdeling med eksterne samarbejdspartnere, fordi projekterne involverer flere leverandører.

Her bør IT-løsningen afspejle den måde, arbejdet bliver udført på.

Det er også værd at skelne mellem support og forebyggelse. Hurtig hjælp er vigtig, når noget går galt, men løbende overvågning, opdateringer og vedligeholdelse kan være med til at begrænse antallet af problemer.

Azend beskriver på sin Esbjerg-side en kombination af fjernsupport, proaktiv IT-drift og mulighed for fysisk hjælp ved driftskritiske problemer.

Virksomheden oplyser, at den prioriterer fysisk fremmøde samme dag ved driftskritiske sager i Esbjerg-området. De konkrete vilkår bør naturligvis afklares i en eventuel supportaftale.

Tre spørgsmål før virksomheden vælger leverandør

En god samtale med en IT-leverandør kan begynde med tre forhold:

1. Hvilke opgaver må ikke gå i stå? Det kan være kundebetjening, adgang til arbejdsordrer, tidsregistrering eller dokumentation fra projektpladser.
2. Hvordan får medarbejderne hjælp? Det skal være tydeligt, hvem der kontaktes, hvornår supporten er tilgængelig, og hvordan kritiske fejl bliver prioriteret.
3. Hvem har ansvaret for sikkerheden? Virksomheden bør kende fordelingen af ansvar for adgangsstyring, opdateringer, backup og håndtering af sikkerhedshændelser.

Når de spørgsmål er afklaret, bliver det lettere at vurdere, om en leverandør passer til virksomhedens behov.

Det er samtidig en fordel at holde løbende øje med, hvor medarbejderne oplever problemer.

Hvis flere teknikere eksempelvis ofte mister adgangen til det samme system, er det ikke nødvendigvis nok at løse hver enkelt supportsag. Det kan være mere relevant at undersøge årsagen og finde en mere varig løsning.

Det samme gælder, hvis medarbejdere konsekvent bruger alternative metoder til at dele dokumenter, fordi den officielle løsning er for besværlig.

Så er det værd at undersøge, om arbejdsgangen kan forbedres.

For Esbjergs mange service-, produktions- og energirelaterede virksomheder kan en velfungerende digital arbejdsplads være med til at binde dagens opgaver sammen.

Når teknikeren ude hos kunden kan se den rigtige dokumentation, og kontoret samtidig kan følge med i opgavens fremdrift, bliver samarbejdet mere smidigt.

Det betyder ikke, at alle virksomheder skal have de samme systemer. Men de skal have løsninger, som passer til deres arbejdsdag, og som medarbejderne faktisk kan bruge.

For den digitale arbejdsplads er ikke længere nødvendigvis et bestemt kontor med skriveborde og computere. Den kan lige så godt være en servicebil, et lager eller en projektplads ved havnen.

Det vigtige er, at informationerne er tilgængelige, når medarbejderne har brug for dem – og at de bliver håndteret sikkert, uanset hvor arbejdet foregår.